GVA en Privacy (versie 13-4-2018)

Als vereniging beschikken wij over privacy-gevoelige informatie zoals persoonsgegevens. Van al onze leden en donateurs wordt naast naam en adresgegevens o.a. ook geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres vastgelegd. Ook bij sponsoren en vrijwilligers is er een vastlegging van persoonsgegevens. Daarnaast kan er ook sprake zijn van vastlegging van beeldmateriaal.

Hieronder is in ons verwerkingsregister uiteengezet hoe er binnen de vereniging met deze informatie wordt omgegaan. Dit om aan te tonen dat we transparant zijn in ons handelen ten aanzien van deze persoonsgegevens en daarmee voldoen aan de AVG wetgeving (25-5-2018).

Link toestemmingsformulier leden: Toestemming
Link toestemmingsformulier vrijwilligers: Toestemming vrijwilligers
(Formulier eerst downloaden of afdrukken voordat je hem invult)

Verwerkingsregister:

1. Welke informatie wordt opgeslagen?

Van de leden en donateurs worden de volgende onderdelen vastgelegd:

• Voornaam

• Achternaam

• Straat en huisnummer

• Postcode

• Woonplaats

• Geboortedatum

• Bankrekeningnummer

• Telefoonnummer (optioneel)

• E-mailadres (optioneel, maar verplicht binnen Sportlink ivm koppeling met app)

• Relatienummer KNVB

• Pasfoto t.b.v. spelerspas

Op het aanmeldformulier voor leden is aangegeven welke informatie wordt vastgelegd en hoe hiermee wordt omgegaan. Tevens wordt daarbij specifiek toestemming gevraagd voor het eventuele gebruik van naam en beeldmateriaal. Van bestaande leden is/wordt de toestemming middels een toestemmingsformulier vastgelegd (Link: Toestemming).

Van vrijwilligers (inclusief in dienst zijnde medewerkers) en sponsoren wordt alleen het noodzakelijke vastgelegd. Dat betreft de naam, het telefoonnummer, het e-mailadres en de bankgegevens. Voor vrijwilligers waarvan de naam wordt gebruikt is eveneens een toestemmingsformulier beschikbaar. (Link: Toestemming vrijwilliger).

2. Waar wordt de informatie opgeslagen?

De persoonsgegevens van leden en donateurs worden opgeslagen in het programma Davilex Club. Zowel de ledenadministratie als de financiële informatie wordt hierin vastgelegd. Ook van vrijwilligers en sponsoren wordt een aantal gegevens hierin vastgelegd.

Aanvullend worden er ook persoonsgegevens vastgelegd in Sportlink. Sportlink is het ledenadministratiesysteem wat door de KNVB beschikbaar wordt gesteld. Als vereniging leveren wij alleen de verplichte onderdelen zoals naam, geboortedatum en e-mailadres aan en ook alleen voor die leden die ook voor de KNVB lid willen zijn.

De leden kunnen zelf via een app (voetbal.nl) sportlink bijwerken. Dat kan bijvoorbeeld door vastlegging en/of wijziging van telefoonnummer, e-mailadres en foto (wel verplicht). De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de leden zelf.

In de wedstrijdzaken-app is de foto van een lid verplicht voor de controle van de scheidsrechter voor de wedstrijd. Voetbal.nl is gekoppeld aan de wedstrijdzaken-app en vice-versa.

Voor meer informatie over de privacy maatregelen in Sportlink:

https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000129377-privacy-informatie-knvb

Voor meer informatie over de zichtbaarheidvan je naam en foto in de voetbal.nl app en website en in de KNVB Wedstrijdzaken app:

https://support.sportlink.nl/nl/support/solutions/articles/9000129378-zichtbaarheid-voetbal-nl-app-website-knvb-wedstrijdzaken-app

Voor meer informatie over de voorwaarden inclusief bewerkers-overeenkomst van Sportlink zijn de volgende twee bijlages beschikbaar (en op aanvraag worden ze toegestuurd):
- 20170407-Standaardvoorwaarden Sportlink Verenigingen
- 20170131-Standaard Gebruikersvoorwaarden Sportlink.

3. Hoe lang wordt de informatie opgeslagen?

Persoonsgegevens worden na beëindiging van lidmaatschap of inzet nog 2 jaar vastgehouden en dan vernietigd met uitzondering van de naam. In het archief van de vereniging blijft zichtbaar wie lid is geweest gedurende welke periode. Indien een verzoek komt van een individuele persoon om deze gegevens te verwijderen zijn wij verplicht hieraan gehoor te geven en wordt dit verwijderd.

4. Wie kan bij deze informatie?

De ledenadministratie in Davilex Club is alleen toegankelijk voor de Penningmeester en de Secretaris van de vereniging. De Penningmeester is verantwoordelijk voor het actualiseren van deze informatie.

Davilex Club draait op de pc van de Penningmeester en ondergaat maandelijks een backup. De backup wordt vastgelegd op een bestandsdrager en deze is in bezit van de Secretaris. Backups worden na 1 jaar verwijderd.

De pc van de Penningmeester is beveiligd met beveiligingssoftware en deze wordt continu geactualiseerd.

Van de huidige leden zijn de oorspronkelijke fysieke aanmeldformulieren nog beschikbaar. Deze zijn in bewaring bij de Penningmeester.

Van de huidige sponsoren zijn de oorspronkelijke fysieke overeenkomsten nog beschikbaar. Deze zijn in 3-voud opgesteld. Een exemplaar bij de sponsor, een exemplaar bij de Secretaris en een exemplaar bij het Bestuurslid Sponsoring. Deze informatie wordt niet gedeeld met externen.

Binnen het hoofdbestuur is de maatregel van kracht dat informatie over leden, vrijwilligers en sponsoren niet intern of extern wordt gedeeld.

Zoals hierboven aangegeven is Sportlink wel toegankelijk voor leden en hebben zij zelf gelegenheid om deze gegevens aan te vullen of te muteren.

5. Welke informatie wordt doorgestuurd naar derden?

De KNVB krijgt alleen de namen en de geboortedata van de leden doorgestuurd die ook voor het KNVB lidmaatschap gaan. Dit laatste is alleen noodzakelijk in geval van deelname aan de KNVB competitie. Voor donateurs is dat bijvoorbeeld niet het geval. In Sportlink staan ook het mailadres en een pasfoto.

Aan de gemeente Lingewaard wordt een overzicht verstrekt van aanwezige jeugdleden i.v.m. hoogte gemeentelijke bijdrage voor de vereniging.

Aan de loonadministrateur worden de gegevens verstrekt van de aanwezige contractuele personeelsleden (betreffende de gegevens van de hoofdtrainer).

6. Welke informatie staat op de GVA site of in de GVA Inswingers?

Op de GVA-site zijn namen van de diverse leden terug te vinden onder het kopje teams. Bij een aantal teams is daarbij ook zichtbaar wat de geboortedag van de leden is. Deze leden hebben daarvoor toestemming aan leiders gegeven om deze informatie toe te voegen.

Van bestuursleden en enkele commissieleden worden namen, geboortedag, telefoonnummers en e-mailadressen getoond. Dit is met een toestemmingsverklaring met deze leden vastgelegd.

Leiders en/of trainers van teams kunnen (ouders van) leden vragen om gebruik te mogen maken van telefoonnummers en e-mailadressen. Deze gegevens worden altijd zelf bij (ouders van) leden met instemming opgehaald en niet door de vereniging (en dus ook de leiders) verstrekt.

Er is historisch beeldmateriaal aanwezig op de GVA-site. Mochten er leden, donateurs of vrijwilligers problemen hebben met datgene wat terug te vinden is dan kunnen zij zich melden op [email protected]. Wij zorgen dan dat dit beeldmateriaal wordt weggehaald. Voor toekomstig beeldmateriaal vragen wij eerst toestemming voor plaatsing.

In de Inswingers worden ledenmutaties altijd opgenomen. Daar wordt alleen naam en elftal benoemd. Voor de bezorging van Inswingers wordt aan de verzorger alleen de naam en het adres verstrekt.

7. Wat te doen bij een informatie-incident of datalek?

Indien er sprake is van een informatie-incident of datalek en gegevens van leden, donateurs, vrijwilligers en/of sponsoren onbedoeld bij anderen terecht komen worden de volgende stappen doorlopen:

• Dagelijks Bestuur van de vereniging op de hoogte stellen

• Beoordeling door Dagelijks Bestuur of er daadwerkelijk sprake is van een datalek

• Afstemming met KNVB indien het vanuit Sportlink is ontstaan

• In geval van datalek wordt het lek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens

• Betrokkenen (b.v. leden) van de gegevens worden geïnformeerd

• Actie ondernemen om een dergelijk datalek in de toekomst te voorkomen

• Vastlegging datalek in het Datalek Register door de Secretaris. (Datalek Register is een extra passage in het verslag van de bestuursvergadering.)